La rentabilidad de automatizar procesos en tu empresa

automatizar procesos en tu empresa

La rentabilidad de automatizar procesos en tu empresa

Automatizar procesos en las empresas es muy recomendable y beneficioso por diversos motivos:

  • Nos permite minimizar costes, ya que al ahorrar tiempo a nuestro equipo y aligerar su carga de trabajo, podemos reorganizar las tareas y disminuir los recursos a utilizar.
  • Debido a lo explicado en el punto anterior, también obtenemos la ventaja de que los tiempos de ejecución de las tareas se reducen. Nuestro trabajo es más rápido.
  • Cuando una herramienta sustituye a una persona en ciertos aspectos se pueden reducir los errores, sobre todo aquellos derivados de los problemas de comunicación entre departamentos. Eso sí, al configurar inicialmente una herramienta siempre hay que revisarla en profundidad por una o más personas especialistas en la materia para evitar que los errores humanos acaben por trasladarse al funcionamiento de dicha herramienta y se repitan en el tiempo.
  • Automatizar procesos en una empresa nos permite generar informes y extraer estadísticas en tiempo real. El control sobre los resultados es una gran ventaja.
  • Automatizar es ecológico, ya que ahorramos en papel y en otros recursos físicos.
  • Además, automatizar procesos en una empresa nos permite estandarizar mejor las operaciones a realizar y crear un flujo constante de trabajo que elimina o reduce los tiempos entre actividades distintas.

Automatizar nos permite introducir el concepto de escalabilidad

¿Qué queremos decir cuando hablamos de escalabilidad? Para explicarlo pondremos 2 ejemplos de negocios, el A que no es escalable y el B que sí lo es, siendo ambos del mismo sector:

Modelo de negocio A: NO ESCALABLE

Juan es un autónomo que da clases de inglés por Skype. Entre semana trabaja cada día 8 horas, por lo que como máximo puede atender a 8 personas en un día si cada clase dura una hora.

Juan tiene buena reputación y sus alumnos le recomiendan a sus familiares y amigos, por lo que le están llegando más peticiones de clases que no puede asumir. Para poder atender al doble de personas en un día, es decir, a 16, debe tomar alguna de estos caminos:

  • Trabajar 16 horas, algo a lo que, evidentemente, no está dispuesto.
  • Reducir todas las clases a media hora… lo cual no es justo para sus antiguos alumnos y además, no mejoraría sus condiciones económicas, ya que cobraría lo mismo aun teniendo el doble de alumnos.
  • Contratar personal. Esto es una opción viable, pero como su flujo de trabajo no es del todo estable, tiene miedo de que no funcione. Si tiene que contratar a un trabajador por cada 8 alumnos, tampoco rentabiliza este aumento de clientes, ya que el incremento de los ingresos lo invierte en el sueldo de sus trabajadores. Por otro lado, le gustaría seguir llevando el control total de las clases y ser la cabeza visible del negocio.

Juan quiere ganar más dinero con su negocio, pero cuando consigue incrementar sus ingresos también incrementan sus gastos, así que sus beneficios netos se mantienen “tristemente” estables.

Modelo de negocio B: ESCALABLE

Pablo es un autónomo que da clases de inglés por Internet. Durante un tiempo trabajó mucho creando un curso online de inglés. Creó la estructura, grabó los vídeos, encargó a buenos diseñadores web su plataforma online e invirtió en campañas de Google Ads y Facebook Ads para promocionar su escuela de inglés online.

Tuvo un desembolso importante de tiempo y dinero al principio, pero logró recuperarlo gracias a que actualmente su escuela online funciona prácticamente en “piloto automático”. Es decir, el curso ya está creado así que no importa si se lo vende a una sola persona o a 500 personas al mes, el tiempo invertido es el mismo.

Pablo ha automatizado las herramientas online necesarias para que todo funcione sin necesidad de que él esté pendiente 24 horas. Por ejemplo, cuando alguien se suscribe por email a su lista, le llegan correos electrónicos previamente programados desde una plataforma de email marketing como es MailChimp o Active Campaign, entre otras. Pablo no lo hace de forma manual porque eso no sería escalable.

Cuantos más alumnos consiga más ingresos genera y no tiene la necesidad de trabajar más horas o cubrir el servicio de dichos alumnos con trabajadores contratados, ya que todos los alumnos aprenden en la plataforma online con sus videos.

Evidentemente no puede despreocuparse, debe hacer actualizaciones del sistema y controlar que todo funcione bien siempre (campañas de SEM, email marketing, redes sociales, etc.), es decir, “mantener la rueda girando”, pero está claro que el sistema es mucho más sostenible que el de Juan.

Posiblidad de combinar los servicios escalables y automatizados con los no escalables: Pablo tiene la posibilidad de introducir pequeños elementos no escalables en su negocio, como por ejemplo, complementar su curso de inglés en formato vídeo con algunas clases puntuales cara a cara con el alumno por Skype, que cobrará a un precio Premium que le compense el hecho de salirse de la norma. Esto otorgará un halo de “exclusividad” a este simple hecho, algo que no ocurre en el caso del Modelo de negocio A, con Juan.

Ventajas de la escalabilidad gracias a la automatización

La escalabilidad y la automatización de procesos en empresas, sobre todo nos permite multiplicar nuestro potencial de expansión, sin que los recursos deban expandirse en las mismas proporciones. Eso supone más ingresos a largo plazo.

Errores frecuentes al automatizar

  1. Pensar que el sistema ya no necesita atención o revisión: Aunque un programa nos permita automatizar un proceso y ahorrarnos mucho tiempo, eso no significa que debamos dejar que la herramienta vaya por libre. Es importante que analicemos su eficacia y pongamos en marcha medidas de ajuste para mejorar dichos procesos automáticos. Siempre todo es mejorable.
  2. Pensar que lo que nos sirve hoy, nos servirá mañana: Los tiempos cambian y los avances tecnológicos se desarrollan a una velocidad inusitada, así que no debes conformarte con lo que hoy te funcione bien, porque quizá en unos pocos años o meses, ya no te sirva o al menos, ya no sea todo lo eficaz que pudiera ser. No te estanques, intenta adaptarte al momento, sólo así sobrevivirá tu negocio.

Ya conoces la rentabilidad de automatizar procesos ¿Tu empresa ya lo hace? Podemos ayudarte a mejorar tu software.



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